Información general
Los certificados civiles, poderes, escrituras, diplomas y otros documentos emitidos en Estados Unidos deben completar una cadena de traducción y autenticaciones antes de su legalización por la representación cubana en Washington.
El recorrido aplicable depende de si el documento fue emitido por una autoridad estatal, local o federal. Conserva siempre copias de todo lo que entregues o envíes.
Desarrollo del trámite
El documento de origen debe ser original o copia fiel y mostrar con claridad el nombre del funcionario firmante, la entidad emisora, la fecha y los sellos requeridos. Los documentos estatales o locales normalmente pasan primero por las certificaciones que correspondan en el condado y el estado, antes de la autenticación federal. Los documentos federales no requieren autenticación estatal.
La traducción al español debe acompañarse de una declaración del traductor que confirme que es completa y exacta. La notarización acredita la identidad de quien firma esa declaración; no valida el contenido del documento ni la exactitud de la traducción. No retires los certificados de autenticación que se adjunten a los documentos, porque perderían validez.
Las transcripciones oficiales de centros docentes no necesitan notarización. En cambio, las copias notarizadas de diplomas o títulos académicos deben ser autenticadas. Tras la legalización consular, determinados hechos ocurridos fuera de Cuba pueden requerir inscripción en Cuba.
¿Quién puede solicitarlo?
- Personas que necesiten presentar en Cuba un documento expedido en Estados Unidos.
- Titulares o representantes que puedan remitir la documentación por correo al Consulado de Cuba en Washington.
- Personas con una emergencia documentada de vida o muerte en el extranjero que necesiten viajar dentro de 72 horas, para solicitar cita urgente ante la autoridad federal estadounidense.
Requisitos
- Contar con el documento original o una copia fiel del original.
- Verificar que el documento incluya firma legible del funcionario, fecha de emisión, entidad emisora y sellos exigibles.
- Traducir al español los documentos emitidos en inglés y certificar la traducción.
- Firmar la certificación de traducción ante notario público; no debe firmarse ni fecharse antes de comparecer ante el notario.
- Obtener las certificaciones y autenticaciones estatales que correspondan al tipo y lugar de emisión del documento.
- Completar el formulario DS-4194 para la autenticación federal e indicar Cuba como país de uso.
- Realizar el pago mediante giro postal cuando se utilice esa modalidad ante las autoridades estadounidenses o el Consulado cubano.
Documentos necesarios
- Documento original en inglés o copia fiel que se desea legalizar.
- Traducción al español del documento.
- Certificado o declaración de traducción firmado por el traductor y notarizado.
- Formulario DS-4194 completado para la Oficina Federal de Autenticaciones de Estados Unidos.
- Autenticaciones estatales aplicables al documento y a la traducción notarizada.
- Fotocopia del pasaporte cubano o estadounidense para el envío postal al Consulado de Cuba en Washington.
- Postal Money Order para el pago consular, sin enmiendas ni tachaduras.
- Sobre prepagado con dirección de devolución para los trámites por correo.
Pasos para realizar el trámite
- 1
Obtén el documento estadounidense
Solicita certificados vitales en la oficina estatal o local correspondiente; sentencias en el tribunal o secretaría competente; documentos académicos en el centro de estudios; y otros documentos, según su entidad emisora.
- 2
Traduce y certifica la traducción
Traduce el documento al español. El traductor debe declarar que domina ambos idiomas, que la traducción es exacta y completa, identificar el documento y consignar nombre, firma, domicilio y fecha.
- 3
Notariza la firma del traductor
Firma la certificación de traducción ante un notario público habilitado en el estado correspondiente. Comprueba que firma, sello, estado, condado, fecha y datos del notario estén completos.
- 4
Completa la autenticación estatal si procede
Para documentos estatales o locales, obtén las certificaciones del condado cuando correspondan y la autenticación de la Secretaría de Estado del estado emisor. Los documentos federales omiten este paso.
- 5
Solicita la autenticación federal estadounidense
Presenta o envía el DS-4194, los documentos y el giro postal a la Oficina Federal de Autenticaciones del Departamento de Estado. Por correo, incluye un sobre de retorno prepagado.
Abrir enlace oficial - 6
Envía la documentación al Consulado de Cuba en Washington
Una vez autenticados el original y la traducción, remítelos por correo al Consulado junto con el certificado de traducción notarizado, copia de pasaporte, pago consular y sobre de devolución; también puede gestionarse mediante una agencia autorizada.
- 7
Recibe los documentos legalizados
El Consulado remite por correo los documentos procesados, o la agencia autorizada los entrega si se usó esa vía.
Precio o coste
| Importe | Variable; autenticación federal: 20 USD por cada documento. Si se autentican original y traducción: 40 USD. Legalización consular indicada: 140 USD por cada documento más 20 USD por trámite no personal; para original y traducción, total indicado: 300 USD. |
|---|---|
| Moneda | USD |
| Forma de pago | Giro postal (Money Order) para el Departamento de Estado de Estados Unidos y Postal Money Order de USPS para el pago consular por correo. |
| Actualizado | |
| Observaciones | La obtención de documentos, la autenticación estatal, la traducción y la notarización tienen importes variables. La notarización puede costar hasta 20 USD. |
¿Dónde se realiza?
Cita previa
No se ha indicado que requiera cita previa.
La atención urgente requiere prueba de fallecimiento o enfermedad grave de un familiar inmediato en el extranjero y comprobante de viaje internacional dentro de 48 horas.
¿Qué obtiene el solicitante?
Documento estadounidense y su traducción al español autenticados por las autoridades estadounidenses y legalizados por el Consulado de Cuba en Washington, para su uso en Cuba.
Casos especiales
- Los documentos emitidos por agencias federales estadounidenses no se autentican a nivel estatal; pasan a la autenticación federal.
- Los documentos del condado pueden necesitar certificación del secretario del condado antes de la autenticación estatal.
- Las transcripciones académicas oficiales no requieren notarización; los diplomas y títulos requieren notarizar y autenticar sus copias.
- La notarización electrónica puede estar permitida en determinados estados y en Washington, D. C., según sus reglas aplicables.
- El servicio federal urgente está limitado a emergencias de vida o muerte de familiares inmediatos con viaje internacional inminente.
- Puede encargarse todo o parte del proceso a una agencia autorizada por el Consulado de Cuba en Washington.
Preguntas frecuentes
¿Se necesita apostilla para presentar estos documentos en Cuba?
No. Para documentos estadounidenses destinados a Cuba se requiere certificado de autenticación o legalización, no apostilla, porque Cuba no figura entre los países de la Convención de La Haya de 1961 indicados para ese mecanismo.
¿Puede traducir el documento una persona no profesional?
Sí, siempre que sea competente en inglés y español y emita la certificación de traducción exigida. No obstante, una traducción hecha por el propio interesado o un familiar podría ser rechazada por el destinatario final.
¿Cómo se prepara el giro postal para la autenticación federal?
Debe emitirse a nombre de U.S. Department of State, indicar como concepto “Authentication” e incluir los datos del solicitante. Se remite junto con el formulario y los documentos.
¿Puedo seguir el estado de una solicitud federal enviada por correo?
Sí. Llama al 202-485-8000 e informa, entre otros datos, el nombre del solicitante o agencia, tipo de documento, país de uso, dirección de retorno, mensajería y número de seguimiento si existe.
Fundamento legal
La cadena de autenticación se aplica en lugar de la apostilla para documentos de Estados Unidos destinados a Cuba, conforme al tratamiento indicado para países fuera de la Convención de La Haya de 1961. La autenticación federal la gestiona el Departamento de Estado de Estados Unidos mediante el formulario DS-4194.
Fuentes oficiales
- U.S. Department of State — Formulario DS-4194Formulario oficial
- Centers for Disease Control and Prevention — Vital RecordsDirectorio oficial
- Federal Bureau of Investigation — Identity History Summary ChecksInformación oficial
